Bye-bye Papier

Die SinkaCom AG, Frankfurt/Main, unterstützt B2B-Kunden mit maßgeschneiderten Lösungen etwa in den Bereichen eCommerce, API-Schnittstellen, Contentmanagement und App-Entwicklung.

In Büros wird viel Papier verbraucht – unter den G20-Ländern ist Deutschland Spitzenreiter. Neben hohem Ressourceneinsatz stellt diese „Zettelwirtschaft“ einen enormen Zeit- und Kostenfaktor für Unternehmen dar. Dabei gibt es zahlreiche Bereiche, die sich mit der entsprechenden Technik von der Blattsammlungen systematisch befreien lassen – so SinkaCom. Doch wie gelingt der Umstieg?

Zunächst ist zu prüfen, wo am meisten Papier verwendet wird, und ein realistischer Sollzustand ist zu definieren. Wenn bestimmte Dokumente von Gesetzes wegen in Schriftform vorliegen müssen, reichen digitale Kopien natürlich nicht. Andere Informationen lassen sich hingegen ganz leicht mithilfe einer passenden Software in elektronische Dokumente umwandeln und in einem virtuellen Ablagesystem organisieren. Bei kleinen Unternehmen mit kurzen internen Wegen reicht dafür oftmals ein allgemeines ERP-System. Das erleichtert nicht nur die Organisation jeglicher Ressourcen im Unternehmen, sondern bringt auch Struktur in die Ablage. Ist alles Wesentliche zentral in der Datenwolke gespeichert, können Mitarbeiter auch mobil oder aus dem Homeoffice auf alle notwendigen Daten zugreifen. Dabei sollten die Informationen wegen des Datenschutzes unbedingt in einem deutschen Rechenzentrum liegen.

Damit Vorgänge tatsächlich papierarm, aber effizient funktionieren, benötigen Betriebe zusätzlich entsprechende Tools für erfolgreiches Projektmanagement. Qualifizierte elektronische Signaturen (QeS), Dokumentenmanagement sowie komplett digitalisierte Dokumentationsprozesse, soweit diese nicht durch formularbasierte Systeme abgelöst werden können, schaffen das Fundament. So lassen sich bestehende Strukturen überführen und für komplexe Datenmanagementsysteme nutzbar machen.

Auf die Branche abgestimmte Anwendungen automatisieren nicht nur manuelle Prozesse, sondern schaffen abteilungsübergreifend einheitliche Workflows. Dafür ist nicht zwingend spezialisierte Software erforderlich. Ein interner, online abrufbarer Shop ermöglicht Außendienstmitarbeitern etwa, auch auf Terminen Bestellungen im eigenen Lager einzukaufen.

In mittelgroßen Unternehmen mit arbeitsteiliger Organisation bietet ein passendes ERP-System allen im Projekt involvierten Mitarbeitern einen identischen Wissensstand und maximale Austauschgeschwindigkeit. Dafür gilt es jegliche Informationen zentralisiert zu verwalten, versioniert abzuspeichern und gegebenenfalls einem mehrstufigen Prüf- und Freigabeprozess zu unterziehen. Soll der Datenfluss auf Einkauf, Personalverwaltung und Buchhaltung erweitert werden, müssen besonders große Betriebe sämtliche Schnittstellen integrieren. Nur so kann ein Durcheinander von analog und digital vermieden werden. Unterm Strich verspricht papierarmes Arbeiten Effizienzsteigerungen über alle Unternehmensgrößen hinweg, während es gleichzeitig die Umwelt schont.

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